Digitaler Rechnungsempfang

Sie sind Lieferant oder Dienstleister der Amadeus Fire AG und möchten sich über unsere Anforderungen an den digitalen Rechnungsempfang informieren? Dann finden Sie auf dieser Seite alle wesentlichen Informationen für die korrekte Übermittlung Ihrer Rechnung.

Die Amadeus Fire AG stellt zum 01. Oktober 2024 auf digitalen Rechnungsempfang um. Gemeinsam mit Ihrer Unterstützung möchten wir den Papierverbrauch reduzieren und unsere Geschäftsprozesse optimieren. Daher bitten wir Sie, uns künftig alle Rechnungen unter Einhaltung der gesetzlich vorgesehenen Angaben zur Rechnungserstellung (§14 UStG) per E-Mail zu senden.

FAQ - Häufige Fragen zur Rechnungsstellung und zum digitalen Rechnungsversand

1. Wie übermittle ich meine Rechnung an die Amadeus Fire AG korrekt?

Bitte senden Sie zukünftig alle Rechnungen inklusive der dazugehörigen Rechnungsanhänge an invoice@amadeus-fire.de.

Bitte achten Sie auf die korrekte Firmierung und Rechnungsanschrift:

Amadeus Fire AG
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, uns eine Rechnung in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen, dann schicken Sie die Rechnung bitte an:

Amadeus Fire AG
Kreditorenbuchhaltung
Hanauer Landstraße 160
60314 Frankfurt am Main

2. Welche Anforderungen an den Versand der Rechnungen muss ich beachten?

Das E-Mail-Postfach invoice@amadeus-fire.de ist ausschließlich für den Empfang von Rechnungen bestimmt. Derzeit können noch keine E-Rechnungen verarbeitet werden.
Bitte senden Sie uns die Rechnungen ausschließlich im PDF-Format zu. Notwendige Anlagen zur Rechnung fügen Sie bitte direkt dem Rechnungsdokument bei. Wichtig dabei ist, dass Sie uns lediglich eine PDF-Datei pro E-Mail zusenden. Zwei PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.
Pro Rechnungsdokument ist eine E-Mail zu versenden. Sollten Sie mehrere Rechnungen haben, so benötigen wir mehrere E-Mails.
Weitere Kommunikation in Form von Mahnungen oder Informationsschreiben senden Sie bitte an kreditoren@amadeus-fire.de.
Die zu verarbeitende Rechnung darf nicht passwortgeschützt oder zusätzlich elektronisch verpackt sein.
Die gesetzlich vorgesehenen Angaben zur Rechnungserstellung müssen gemäß §14 UStG vorhanden sein.
Bitte verzichten Sie zusätzlich auf den Versand der Rechnung per Post.

3. Welche Pflichtangaben müssen i. S. d. §14 UStG auf der Rechnung vorhanden sein?

Der § 14 UStG enthält eine Liste von Pflichtangaben für Ihre Rechnung. Diese müssen unbedingt von Ihnen als Rechnungsaussteller auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden:

Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende und eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Liefer-/Leistungsdatum, -zeitraum
Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die erbrachten Leistungen
Der angewandte Steuersatz bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung inklusive des relevanten Paragraphen im UStG
Ggfs. ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Diese Angaben führen dazu, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts bei einer Rechnung gewährleistet werden kann.

4. Welche weiteren Angaben müssen auf der Rechnung aufgeführt sein?

Aussagekräftige Leistungsbeschreibung entsprechend der Bestellung
Rechnungssubtype: Aufbau STYP-XXXX-XXXX
(weitere Informationen zum Subtype finden Sie in Frage Nr. 5)

5. Wozu dient der Rechnungssubtype und wie erhalte ich ihn?

Mit der Angabe des Rechnungssubtypes auf der Eingangsrechnung unterstützen Sie das Rechnungswesen der Amadeus Fire AG bei der Zuordnung und Kontierung des Beleges. Unser Rechnungseingangsmanagement ist in der Lage, den Subtype via OCR-Erkennung auszulesen. Dadurch können wir Ihre Rechnung schneller bearbeiten, den zuständigen Abteilungen zur Verfügung stellen und die Zahlung veranlassen.

Aufbau des Rechnungssubtypes: STYP-XXXX-XXXX

Eine Übersicht aller Rechnungssubtypes finden Sie in der nachfolgenden Abbildung. Den für Sie relevanten Rechnungssubtype erhalten Sie bei jeder Bestellung/Beauftragung.

Business Excellence & Controlling: STYP-0100-CO
Investor Relations: STYP-0100-IR
New Business and Innovation: STYP-0100-INNO
Konzerndatenschutz: STYP-0100-KO-DS
ext. Kandidatenmanagement: STYP-0100-EXT-K-MGMT
Finanz- und Rechnungswesen: STYP-0100-FINANCE
Interim Management: STYP-0100-INTERIM
Informationstechnik: STYP-0100-DISPATCHIT
Legal: STYP-0100-LEGAL
Legal Team: Arbeitssicherheit: STYP-0100-LEGAL-AS
Marketing-Team: Brand Content & Social: STYP-0100-MKT-BRAND
Marketing-Team: CRM: STYP-0100-MKT-CRM
Marketing-Team: Events: STYP-0100-MKT-EVENTS
Marketing-Team: Exclusive: STYP-0100-MKT-EXCL
Marketing-Team: Customer Experience: STYP-0100-MKT-EXP
Marketing-Team: Performance Marketing: STYP-0100-MKT-PERF
Personalabteilung: STYP-0100-PA
Personalentwicklung & Inhouse Recruiting: STYP-0100-PE
Projektmanagement: STYP-0100-PM
Revision: STYP-0100-REVISION
Zentrale Services: STYP-0100-Z-SERVICES
Zentrale Services - Immobilien: STYP-0100-Z-SERVICES-IMMO

6. Wie verfahre ich mit Rechnungsanhängen?

Rechnungsanhänge, z. B. in Form von Leistungs- oder Stundennachweisen, können Sie ganz einfach an das Rechnungsdokument anhängen. Des Weiteren wird auch Ihre E-Mail als Dokument im Rechnungseingangsmanagement abgelegt. Informationen, die Sie per E-Mail an uns schreiben, gehen daher im E-Mail-Postfach nicht verloren.

Bitte beachten Sie beim Versand der Rechnungen, dass Sie uns lediglich eine PDF-Datei je E-Mail zu senden. Zwei PDF-Dateien in einer E-Mail können nicht verarbeitet werden.

7. Wohin versende ich Dokumente wie Mahnungen und Informationsschreiben?

Dokumente, die weder Rechnung noch Rechnungsanhang darstellen, senden Sie bitte direkt an unsere Kollegen im Rechnungswesen unter kreditoren@amadeus-fire.de.