Unordnung auf dem Schreibtisch kostet nicht nur Zeit, sondern strapaziert auch die Nerven und verursacht Stress. Davon unabhängig ist, ob das Chaos im Kopf entsteht oder ein unaufgeräumter Schreibtisch den klaren Blick verhindert. Doch nicht jedem fällt Ordnung halten leicht. Zum Glück haben wir ein paar Tipps für Sie! Einfache Techniken wie Braindumping und die 5S-Methode bieten Ihnen Hilfestellung. Wie's funktioniert und was Sie bei der Umsetzung beachten sollten, lesen Sie hier.
Schritt 1
Unsere Tipps für Ordnung im Büro: die 5S-Methode
Um den Stress auf der Arbeit zu minimieren, sollten Sie nicht nur Ihre Gedanken sortieren, sondern auch Ihren Arbeitsplatz aufräumen. Werfen Sie dazu einen Blick auf Ihren Schreibtisch. Stapeln sich dort aktuell verschiedene Papiere und Unterlagen? Arbeitsutensilien und Materialien liegen wild durcheinander? Kurzum: das Chaos hat überhandgenommen? Höchste Zeit, dem entgegenzuwirken und auch wieder Ordnung auf dem Schreibtisch zu schaffen. Wie das funktioniert, zeigt die 5S-Methode.
Was steckt hinter der 5S-Methode?
Die 5S-Methode hilft Ihnen dabei, Ihren Schreibtisch sauber und ordentlich zu halten. Dadurch können Sie die eigene Produktivität erhöhen, Ihre Arbeitsqualität steigern und den Stress reduzieren. „5S“ steht dabei für die Anfangsbuchstaben der folgenden fünf Schritte:
1. Sortieren
Durchforsten Sie sämtliche Schubladen, Schränke sowie Regale und entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird. Gleiches gilt auch für Ihren Schreibtisch.
2. Systematisieren
Nachdem Sie alle unnötigen Dinge entfernt haben, gilt es nun, die übrig gebliebenen Büroutensilien so aufzuräumen, dass sie schnell gefunden und genutzt werden können. Ob Ordner, Locher, Tacker, Kalender oder Eingangspost – alles hat nun einen festen Platz und wird auch dort aufbewahrt. Dadurch verhindern Sie nicht nur Suchzeiten, sondern verkürzen auch die Zeit zum Aufräumen. Generell gelten folgende Faustregeln: Materialien, die Sie täglich benötigen, finden einen Platz auf Ihrem Schreibtisch. Utensilien, die Sie wöchentlich benutzen, sollten in greifbarer Nähe sein. Ordner, die kaum gebraucht werden, verstauen Sie in Schränken.
3. Säubern
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz täglich sauber und ordentlich. Sie werden schnell merken, dass Sie an einem aufgeräumten Schreibtisch effektiver arbeiten, da Sie unwichtige Dinge nicht ausblenden müssen. Die Ordnung hilft aber nicht nur Ihnen, sondern sie macht auch einen guten Eindruck auf den Chef, Kollegen und Kunden.
4. Standardisieren
Durch das tägliche Aufräumen des Schreibtischs legen Sie einen gewissen Standard fest, der nun auch auf ähnliche Tätigkeiten und Arbeitsplätze übertragen werden kann. Dabei sollte die verbesserte Übersichtlichkeit aber nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Kollegen klar sein. Ist diese als Standard festgelegt, finden sich auch Ihre Kollegen bei einer Urlaubsvertretung schneller und leichter zurecht.
5. Selbstdisziplin
Ohne Selbstdisziplin verfallen Sie schnell wieder in das vorherige Chaos- und das Aufräumen war umsonst. Für einen dauerhaften Erfolg ist diese unerlässlich. Nehmen Sie die ersten vier Schritte in Ihren Tagesablauf mit auf. Nur so wird das Ordnung halten zur Gewohnheit und Sie können den alten Verhaltensmustern ganz entspannt und gelassen entgegenwirken. Diese Tipps gelten übrigens nicht nur fürs Büro, sondern auch, wenn Sie im Home-Office arbeiten.
Aber nicht nur den Schreibtisch sollten Sie regelmäßig aufräumen und Überflüssiges ausmisten, auch Ihr Geist benötigt hin und wieder "klare Verhältnisse".
Schritt 2
Clevere Tipps für Ordnung im Kopf: Braindumping
Schwirren Ihnen manchmal auch zahlreiche Gedanken auf einmal durch den Kopf, aber die wirklich zündende Idee ist nicht dabei? Das Gedankenchaos wächst und Sie verlieren völlig den Überblick? Dagegen hilft das sogenannte Braindumping. Mit dieser Methode schaffen Sie es, Ihre Gedanken zu systematisieren und den Kopf wieder frei zu bekommen.
So wenden Sie Braindumping an
Das Gute am Braindumping ist die einfache Umsetzung. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein weißes Blatt Papier und einen Stift. Nehmen Sie sich nun 20 Minuten Zeit und schreiben Sie alle Gedanken, Wünsche, Ideen und Ziele rund um Ihre Arbeit, die Ihnen durch den Kopf gehen, auf. Wichtig ist dabei, dass Sie den Stift nicht aus der Hand legen, auch wenn Sie an einen Punkt kommen, an dem Ihnen nichts mehr einfällt. Schreiben Sie dann einfach mehrfach „ich habe keine Ideen mehr“ auf. Die Hauptsache ist, dass Ihr Gedankenfluss, den Sie auf das Blatt übertragen, nicht vorzeitig endet. Anschließend legen Sie Ihre Notizen zur Seite und schauen sich diese erst wieder nach drei bis vier Tagen an. Jetzt können Sie leichter alle unwichtigen Gedanken wegstreichen und die übrig gebliebenen nach Wichtigkeit filtern. Setzen Sie dabei Ihren Fokus auf die Gedanken oder Ideen mit der höchsten Priorität und führen Sie diese weiter aus. Auf diese Art lernen Sie, neue Ideen zu generieren und unwichtiges loszulassen.
Vorteile des Braindumpings
Sobald Sie einmal all Ihre Gedanken aufgeschrieben haben, können Sie Ihr nächstes Projekt mit einem freien Kopf beginnen. Außerdem lernen Sie mit dieser Methode…
- Ihre Produktivität zu steigern.
- loszulassen und Platz für neue Ziele zu schaffen.
- kreativer zu werden.
- relevante von irrelevanten Gedanken zu filtern.
- Ihre Gedanken überhaupt erst einmal festzuhalten und zu verhindern, dass sie Ihnen einfach wieder entgleiten
Im Vergleich zu einer To-Do-Liste lösen sich beim Braindumping manche Dinge quasi von selbst, weil sie als unwichtig erkannt wurden.
Fazit
Unordnung hat nicht nur negative Auswirkungen auf das Zeitmanagement, sondern belastet auch die mentale Gesundheit und erzeugt Stress. Die Quelle des Chaos kann im Geist oder auf dem Schreibtisch liegen. Glücklicherweise gibt es einfache Techniken, um Ordnung zu schaffen. Sowohl im Kopf als auch am Arbeitsplatz. Für eine effizientere und stressfreiere Arbeitsweise.
